Pieniądze na kulturę. Jak pisać wnioski o dotacje?

wnioski o dotacje

Jesień to czas aplikowania o dotacje na przyszły rok. Czy istnieje lepszy moment, żeby porozmawiać o tym jak pisać dobre wnioski? Poniżej dziewięć rad ode mnie. Nie gwarantują one oczywiście uzyskania dofinansowania. 😉 To dość subiektywny zestaw, stworzony na podstawie moich przemyśleń jako osoby piszącej i merytorycznie oceniającej wnioski, a także realizującej projekty kulturalne i społeczne. W tekście odnoszę się do mniejszych i większych niedociągnięć, które powtarzały się w sprawdzanych przeze mnie w ostatnich latach wnioskach grantowych. Odpowiadam też na pytania zadane mi ostatnio na Facebooku. Wyszedł z tego dość długi tekst, ale mam nadzieję, że dość konkretny i przydatny.

Pamiętaj, że wniosek to nie projekt

Pierwsza i najważniejsza rzecz – projekt przeznaczony do dofinansowania, zwłaszcza ze środków publicznych, powinien być przemyślany. Pamiętaj, że wniosek grantowy to nie projekt. To tylko opis projektu na formularzu stworzonym przez operatora konkursu. Jeśli wymyślamy przedsięwzięcie na bieżąco, idąc przez kolejne pola wniosku, to efekt może być dość mizerny. Zwłaszcza, że te pola niekoniecznie są ułożone w kolejności, w której najlepiej planować działanie.

Najpierw trzeba więc przemyśleć projekt (najlepiej zespołowo), a dopiero potem go opisać we wniosku. W przedyskutowaniu celów i działań pomoże np. model logiczny, o którym pisałam ostatnio. Poszukującym informacji o planowaniu projektów polecam też publikację Marcina Dadela. W tym tekście skupiam się natomiast głównie na tym, jak pisać wnioski o dofinansowanie, tak aby ekspert oceniający wyciągnął z nich to, co chcemy mu przekazać.

Przeanalizuj potrzeby grupy docelowej

Jedną z ważniejszych rzeczy, na którą zwraca się uwagę oceniając wniosek, jest opis grupy docelowej i jej potrzeb. Ważne, żeby informacje te oprzeć na raportach czy samodzielnie przeprowadzonych badaniach, a nie na stereotypowym wizerunku danej grupy, bo „przecież wiadomo czego chcą seniorzy, a czego brakuje młodzieży”. Diagnoza nie powinna być powierzchowna. Pracujecie od lat z daną grupą docelową i regularnie prowadzicie ewaluacje skierowanych do niej działań? Przeprowadziliście wywiady przygotowując dany projekt albo włączyliście przyszłych uczestników w jego planowanie? Koniecznie wspomnij o tym we wniosku! Pokażesz w ten sposób osobie oceniającej, że projekt nie jest stworzony za biurkiem, tylko oparty o rzeczywiste potrzeby.

W analizie grupy docelowej przydatne będzie opracowanie persony i mapy empatii. Szablon i instrukcję można znaleźć we wcześniejszym wpisie na blogu.

Nawiąż wprost do punktowanych kryteriów

Na Facebooku padło pytanie o uniwersalne słowa-klucze, ale takie (niestety? na szczęście?) nie istnieją. Jak w takim razie pisać wnioski? Czy zatem są jakieś sformułowania, których należy użyć? To zależy co jest oceniane w konkursie. Warto o tym aspekcie wspomnieć wprost, bo eksperci mają często bardzo mało czasu na sprawdzenie jednego wniosku. Jeśli więc w konkursie premiowana jest na przykład innowacyjność czy włączanie grup defaworyzowanych, to warto napisać: „projekt jest innowacyjny w naszej gminie, ponieważ jako pierwszy wprowadza…” albo „projekt skierowany jest do grup defaworyzowanych, takich jak…”. Wtedy na pewno zostanie to szybciej dostrzeżone (chociaż jeśli będzie naciągane, to i tak nie pomoże).

Przeanalizuj więc dokładnie regulamin konkursu i kartę oceny, a później zastanów się, czy każdy z ocenianych elementów jest we wniosku dokładnie i wiarygodnie opisany. Im mniej ekspert będzie się musiał domyślać, tym lepiej, bo może domyślić się niezgodnie z Twoją intencją.

Nie lej wody

Jak pisać czytelne wnioski? Lepiej unikać długich akapitów czy wielokrotnie złożonych zdań. Lanie wody nie pomaga, wręcz przeciwnie. Sens projektu powinien być uchwytny może nie na pierwszy rzut oka, ale na pewno przy pierwszej dość szybkiej lekturze (czas ekspertów – patrz wyżej). A nie po czasochłonnej analizie co autor miał na myśli.

Popracuj nad przejrzystością wniosku. Moim zdaniem dobrze jest podzielić tekst, wprowadzić śródtytuły. Jeśli nie da się ich wyróżnić boldem w generatorze wniosków, to można użyć caps locka. Jeśli tekst jest długi, dobrze jest najpierw rozpisać go w punktach, a dopiero niżej rozwinąć. Podobnie warto zrobić z planem działań. Jeśli są opisane w ciągłym kilkustronicowym tekście, to przy ocenianiu wniosku potrzeba sporo czasu, żeby uzyskać pełen obraz interwencji projektowej. Dlatego warto moim zdaniem przedstawić działania w formie listy, a dopiero później bardziej szczegółowo omówić kolejne punkty. Rada ta brzmi może dość banalnie, ale jednak dość rzadko wprowadzana jest w życie.

Poniżej przykład. Co jest Twoim zdaniem bardziej czytelne i szybciej nakreśli ekspertom obraz projektu?

Wersja A

W ramach projektu przeprowadzimy warsztaty robienia przetworów z truskawek. Dzięki temu ich uczestnicy nauczą się robić dżem z tych smacznych sezonowych owoców pod okiem międzynarodowego eksperta. Następnie wezmą udział w szkoleniu z robienia kompotów ze śliwek, które wcześniej samodzielnie zbiorą. Do wyboru będzie również szkolenie z robienia kompotów z jabłek. Program zawiera także warsztaty robienia śliwkowych powideł, skierowane do wszystkich uczestników. Z kolei warsztaty przygotowywania gruszek w occie zorganizujemy jedynie w sąsiedniej gminie, ponieważ właśnie tam znajdują się sady gruszowe. Wszystkie wcześniej wymienione zajęcia odbędą się w obu gminach. Zajęcia będą trwać po 8 godzin, za wyjątkiem warsztatów z robienia powideł, które potrwają 10 godzin.

Wersja B

W ramach projektu przeprowadzimy:

Zajęcia w gminie X:
1. Warsztaty robienia dżemu z truskawek, 8 godzin
2. Szkolenie z robienia kompotu ze śliwek, 8 godzin
3. Szkolenie z robienia kompotu z jabłek, 8 godzin
4. Warsztaty robienia śliwkowych powideł, 10 godzin

Zajęcia w gminie Y:
1. Warsztaty robienia dżemu z truskawek, 8 godzin
2. Szkolenie z robienia kompotu ze śliwek, 8 godzin
3. Szkolenie z robienia kompotu z jabłek, 8 godzin
4. Warsztaty robienia śliwkowych powideł, 10 godzin
5. Warsztaty robienia gruszek w occie, 8 godzin

Opis zajęć:
Ad. 1. Warsztaty robienia dżemu z tych smacznych sezonowych owoców odbędą się pod okiem międzynarodowego eksperta (…).

Zachowaj elastyczność

To jedno z pytań zadanych na Facebooku – jak pisać wnioski, żeby mieć duże pole do manewru w trakcie realizacji projektu, a z drugiej strony żeby nie spotkać się z zarzutem, że opis jest zbyt ogólny.

Zaryzykowałabym stwierdzenie, że coraz więcej grantodawców rozumie konieczność włączania uczestników do planowania i realizacji działań projektowych, a wręcz premiuje takie podejście. I chociaż to włączanie dobrze jest zacząć już na etapie tworzenia projektu i pisania wniosku, to w praktyce jest na to mało czasu. Z reguły czas od ogłoszenia konkursu do terminu składania wniosków wynosi miesiąc. A w tym czasie, oprócz bieżącej pracy, trzeba np. przemyśleć skąd wziąć wkład własny czy zdobyć partnerów do projektu i ustalić z nimi warunki współpracy. Dlatego nie będzie moim zdaniem źle widziane napisanie, że szczegółowy harmonogram warsztatów zostanie ustalony po uzgodnieniu ze zrekrutowanymi osobami. Albo, że ostateczny program finałowego wydarzenia stworzony zostanie we współpracy z uczestnikami projektu.

Przykłady z życia

Sama brałam udział w realizacji dwóch tego typu projektów dofinansowanych ze środków Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. W ramach projektu „Gdynia Wielokulturowa – Tradycja Gościnności” wspólnie z mieszkającymi w mieście obcokrajowcami planowaliśmy w Muzeum Emigracji obchody Międzynarodowego Dnia Migrantów. Program tego wydarzenia wypracowaliśmy w toku projektu zgodnie z pomysłami i oczekiwaniami uczestników – na partycypacji opierała się cała idea, nie wymyślaliśmy programu z góry. Z kolei w ramach projektu „MEGafon Kultury” pokazywaliśmy młodym ludziom muzeum od kuchni i włączyliśmy ich we współtworzenie Nocy Muzeów – tu również nie było z góry wiadomo, jakie dokładnie aktywności odbędą się podczas dofinansowanej imprezy. Więcej o tym projekcie przeczytać można w publikacji dostępnej w pdf.

Pozycje budżetowe dotyczące produkcji przygotowywanego w ten sposób wydarzenia sformułować można dość ogólnie, np. podzielić jedynie na honoraria, koszty usług i koszty zakupu materiałów. Wątpliwości, czy to wystarczający poziom szczegółowości, można wyjaśnić z grantodawcą na etapie pisania wniosku. A w razie potrzeby, w porozumieniu z nim, większych przesunięć między kategoriami budżetu można dokonać już w trakcie realizacji. My za zgodą MKiDN zmieniliśmy nawet tytuł projektu dla młodzieży, bo nasi odbiorcy uznali nasz pierwszy pomysł za nietrafiony.

Nie bój się zatem wprowadzania partycypacyjnego podejścia do dofinansowywanych projektów. Uzasadnij po prostu dlaczego budżet dotyczący danego elementu projektu został sformułowany mniej szczegółowo. Tak, aby było jasne, że nie wynika to z niedbalstwa przy pisaniu wniosku, tylko z konkretnych decyzji merytorycznych dotyczących specyfiki pracy z uczestnikami.

Podobnie jest z harmonogramem. Tworząc go zostaw sobie pole do manewru. Unikaj konkretnych dat, chyba, że coś na pewno musi się odbyć konkretnego dnia np. z uwagi na jakieś święto czy rocznicę. W innych przypadkach lepiej jest podać szersze przedziały, które pozwolą na zmiany.

Przyjrzyj się kosztom

Czy projekt ma sens od strony finansowej? Każdy projekt jest oczywiście inny, a projekty społeczne czy kulturalne nie muszą się rządzić logiką rynkową, ale w wielu przypadkach przydaje się wykonanie na koniec prostej kalkulacji: podzielenie wnioskowanej kwoty dofinansowania przez liczbę uczestników. Czy pieniądze przeznaczone na uczestnictwo jednej osoby w projekcie (np. na szkolenia, warsztaty, wizyty studyjne czy porady) są racjonalne? Zdarzają się na przykład sytuacje, że za kwotę przeznaczoną dla jednego uczestnika w krótkim projekcie szkoleniowym, mógłby on ukończyć studia podyplomowe z tematyki projektu i to za granicą… Bywa to efektem wrzucenia do budżetu wielu pobocznych kosztów, przeszacowania niektórych cen czy wynagrodzeń etc. Takie projekty mają nikłe szanse na uzyskanie dotacji.

Zadbaj o spójność

Zdarza się, że wypełniając wniosek wprowadzamy jeszcze zmiany w projekcie. Może jednak pieniędzy starczy dla większej liczby uczestników? Może obejmiemy działaniami także sąsiednią miejscowość? W takim przypadku koniecznie trzeba sprawdzić na końcu spójność wniosku, np. czy taka sama liczba uczestników pojawia się w opisie działań, budżecie i wskaźnikach. Jeśli są rozbieżności, to nie wiadomo co sprawdzający ma uznać za obowiązujące.

Napisz przyciągające uwagę streszczenie

Jeśli nie jesteśmy w stanie przedstawić idei projektu w kilku zwięzłych zdaniach, to najczęściej oznacza, że sami nie wiemy o co w nim właściwie chodzi i co chcemy osiągnąć. Streszczenie projektu ułatwia ekspertowi lekturę całości. Pokazuje mu jasno logikę planowanej interwencji projektowej, stanowi punkt odniesienia do analizowanych później szczegółów. A w każdym razie powinno.

Streszczenie we wniosku najlepiej jest napisać na końcu, chociaż w formularzu pojawia się na początku.

Sprawdź wymogi formalne

Wiadomo, na koniec warto dziesięć razy sprawdzić, czy są wszystkie wymagane podpisy, załączniki itd. Czy wniosek został zatwierdzony zgodnie z reprezentacją w KRS? Czy do koperty trafiło dokładnie to czego wymaga grantodawca, np. potwierdzenie złożenia aplikacji wygenerowane w systemie? Głupio byłoby zaplanować dobry projekt, nauczyć się jak pisać świetne wnioski, a później odpaść z powodów formalnych.

 

Mam nadzieję, że wiesz już trochę więcej o tym, jak pisać skuteczne wnioski. 😊 Podaj dalej, jeśli znasz kogoś, komu przydadzą się powyższe rady. I daj koniecznie znać w komentarzu, jeśli chcesz coś dodać do tej listy.

Powodzenia w aplikowaniu o dotacje!
Agnieszka

PS. Aktualną listę konkursów grantowych znajdziesz zawsze na portalu ngo.pl!

Podaj dalej: