9 ważnych ról w zespole projektowym

zespół projektowy

Załóżmy, że w swojej instytucji czy organizacji poznaliście już podstawy metodyki Design Thinking, chcecie w ten sposób podejść do planowania oferty kulturalnej i… właściwie co dalej? Czeka na Was sporo zadań, ale czy każdy ma robić wszystko? Jak stworzyć skuteczny zespół projektowy? Jak się podzielić rolami? Kto powinien brać udział w procesie projektowania danego wydarzenia czy nowej oferty?

Bardzo ważne jest, żeby zespół projektowy był różnorodny. Pomyślcie o zaangażowaniu osób decyzyjnych, przedstawicieli odbiorców i tych, którzy wypracowany projekt będą wdrażać.
Poniżej przedstawiam jeden ze sposobów na dobór osób do zespołu i podział zadań. Zaznaczam, że nie skupiam się tu na rolach biznesowych, bo trzymam się kontekstu sektora kultury.

No to do dzieła!

Jak się podzielić rolami?

Zastanówcie się wspólnie, które z poniższych ról będą dla Was niezbędne, z których możecie zrezygnować, a jakie chcielibyście dodać do tej listy.

Przydatna może być metoda card sorting. Przygotujcie karty z poniższymi rolami i ich opisami – po jednym zestawie dla każdej osoby. Niech każdy ułoży je w kolejności od roli, w której czuł(a)by się najlepiej, do takiej, której absolutnie nie chciał(a)by na siebie brać. Będzie to dobry punkt wyjścia do rozmowy nad podziałem zadań.

Role powinny odpowiadać kompetencjom, a nie tylko chęciom. Wiadomo, ktoś kto zawsze się spóźnia, raczej nie powinien pilnować grafiku. 😉

Role w zespole projektowym

LIDER PROCESU

Zadania: Spina cały proces projektowy – przypomina o celu, utrzymuje motywację zespołu, informuje osoby decyzyjne o postępach i pojawiających się pomysłach, jeśli nie są one członkami zespołu. Pomaga zespołowi w planowaniu pracy. (Współ)prowadzi dyskusje, burze mózgów, ćwiczenia.
Cechy: Osoba komunikatywna, mająca dobry kontakt z innymi członkami zespołu i potrafiąca ich motywować. Nastawiona na szukanie rozwiązań. Najlepiej zorientowana lub chcąca lepiej poznać proces Design Thinking.

FACYLITATOR

Zadania: Prowadzenie warsztatów projektowych, facylitowanie współpracy w zespole.
Cechy: Otwartość, komunikatywność, znajomość narzędzi trenerskich i procesu projektowego. Rolę tę może pełnić np. lider procesu. Może to też być osoba z zewnątrz.

ANALITYK

Zadania: Pomaga zespołowi uporządkować materiały z fazy empatii i wykonać diagnozę potrzeb. Zamienia obserwacje z badań w wartościowe spostrzeżenia. Pomaga w formułowaniu wyzwań projektowych w formie pytań typu „Jak moglibyśmy…”. Dba o to, żeby zespół nie wyciągał wniosków zbyt szybko – dostrzega niuanse i sprzeczności w zebranym materiale badawczym.
Cechy: Lubi rozbierać wszystko na czynniki pierwsze. Nie ma skłonności do pochopnego wyciągania wniosków. Dostrzega nieoczywiste powiązania. Osoba wnikliwa, refleksyjna.

PROJEKTANT

Zadania: Zachęca zespół do podejścia „pokaż zamiast opowiadać”. Szkicuje pomysły. Planuje i koordynuje pracę nad tworzeniem prototypów wypracowanych rozwiązań.
Cechy: Ma rozwiniętą wyobraźnię. Lubi prace kreatywne, plastyczne. Potrafi stworzyć coś z niczego, przełożyć abstrakcyjny pomysł na namacalny prototyp i zachęcić innych do współtworzenia.

KOORDYNATOR GRAFIKU

Zadania: Ustala z zespołem terminy, godziny i miejsca spotkań oraz przypomina o nich. Pilnuje, aby zadania (np. badania w terenie) odbywały się w wyznaczonym czasie. Jest w bieżącym kontakcie z zaopatrzeniowcem.
Cechy: Ceni efektywność. Lubi zarządzać projektami. Orientuje się jak obłożone pracą są poszczególne osoby i potrafi sprawiedliwie wybrać najlepszy termin spotkania zespołu.

ZAOPATRZENIOWIEC

Zadania: Dba o to, aby na spotkaniach były wszystkie potrzebne materiały, np. flamastry, karteczki post-it, flipchart. Przygotowuje miejsce spotkań. Jest w bieżącym kontakcie z koordynatorem grafiku.
Cechy: Wie wszystko o stanie magazynowym instytucji, uwielbia recykling, a w razie czego jest w stanie szybko zakupić brakujące materiały – oczywiście w zgodzie z prawem zamówień publicznych…

ADWOKAT/PRZEDSTAWICIEL GRUPY DOCELOWEJ

Zadania: Ekspert od spraw odbiorcy, dla którego projektujemy. Dba o to, żeby zespół nie odbiegał od zdiagnozowanych potrzeb tej grupy i nie projektował dla siebie.
Cechy: Osoba, która należy do grupy docelowej lub ma z nią najlepszy kontakt, rozumie jej potrzeby – może najczęściej pracuje z tą grupą?

DOKUMENTATOR

Zadania: Pilnuje, aby zespół w umówiony sposób zapisywał swoje pomysły i spostrzeżenia, tak aby nic nie umknęło. Dokumentuje proces projektowy. Robi zdjęcia wypracowanych materiałów, np. flipchartów, i porządkuje je w folderach. Porządkuje i spisuje post-ity. Dba o to, aby materiały z poprzednich spotkań nie zaginęły.
Cechy: Osoba dokładna, dobrze zorganizowana i potrafiąca tworzyć notatki zrozumiałe także dla innych. Lubi robić zdjęcia.

OSOBA DECYZYJNA

Zadania: Odpowiada za zgodność wypracowanych rozwiązań z misją i strategią instytucji. Decyduje o budżecie. Jeśli ma możliwość osobiście zaangażować się w projekt, to świetnie! Jeśli nie, lider procesu powinien być z nią w stałym kontakcie i raportować postępy w pracy zespołu, tak aby nie okazało się na końcu, że wypracowane rozwiązanie nie może być wdrożone.
Cechy: Osoba na stanowisku dyrektorskim lub kierowniczym.

 

To wszystko nie znaczy, że zespół projektowy musi liczyć co najmniej 9 członków i członkiń! Jedna osoba może pełnić więcej niż jedną rolę, a jedna rola może być dzielona między kilka osób.

Nie twierdzę też, że to jedyne możliwe podejście do podziału zadań w zespole. Istnieją bardziej zaawansowane sposoby. Jest to natomiast katalog, który sprawdził się w mojej pracy. Stworzyłam go na podstawie różnych opracowań i stopniowo aktualizowałam współpracując z instytucjami kultury.

Tego sposobu doboru można użyć wtedy, gdy członkowie zespołu się znają, bo pracują już razem jakiś czas. Natomiast jeśli poszczególne osoby nie znają nawzajem swoich kompetencji, warto zacząć od testu Belbina czy 16 Personalities, a nawet od prostego testu My Creative Type.

Udanej pracy zespołowej!
Agnieszka

 

PS. Więcej o tym jak dobrać zespół projektowy możecie poczytać na przykład tu:
This is Service Design Doing, M. Stickdorn, M. Hormess, A. Lawrence, J. Schneider 2018, O’Reilly
Design Thinking for Libraries. Activities Workbook, 2015